公益组织如何组织有效的理事会?

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公益组织如何组织有效的理事会?

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发表于 2021-5-29 07:46 | 显示全部楼层 |阅读模式

​公益组织需要定期开理事会,不要小看这种会议,理事们难得凑到一起,在这几个小时里他们可能要做出很多重要的决定组织发展方向的决策,这可不是一起喝喝下午茶之类的娱乐。

有些公益组织的理事会开得很失败,参加会议给人的感觉是厌烦、压力或者无聊。

管理不善的公益组织理事会会议会带来很多潜在风险,它不但可能无法为组织发展做出贡献,甚至还会造成阻碍:

  • 管理不善的理事“会”会变成管理不善的“理事会”。好吧这是个双关,这里是想说长期无效的理事会会议对于整个组织的管理工作来说都是具有破坏性的,想想看,每次理事会的间隔都是用月或者季度来算的,水过去一个会议就可能意味着你的组织在接下来的几十天里都糊里糊涂不知道下一步的计划,再水几次今年就结束了。如果你家大业大还好说,那些本来就需要精打细算的组织可是会被拖垮的。

  • 给理事成员和组织成员带来挫折和困惑。无聊低效的会议会成为理事成员的负担,给他们带来困惑和沮丧感,然后他们可能就会因为满意度降低而选择减少自愿提供给组织的时间、人脉,以及重要的资金支持。尤其是当哪天你的员工甚至公众捐赠者知道你的理事会在干嘛时,情况会变得更糟。
  • 浪费时间和精力。偏离主题,无休止的讨论和无关的评论困扰着所有的会议,去看看那些网上对有开会文化的公司的吐槽就知道了。时间是宝贵的,定期浪费理事、高管和员工们的时间是一种极大的成本消耗,而且这种消耗也不只是时间,还包括人们的积极性和主动性。




如果你环顾会议室四周,看到理事会成员们正在偷偷摸摸发微信、在笔记本上瞎划拉涂鸦或者漫不经心地四处张望,那你就要警惕:理事会会议可以使你的组织更接近它的目标,并为你的员工提供支持和鼓励,但现在你的理事会正在开始跑题,是时候改变会议策略了。

01
提前准备理事会会议议程

至少在理事会开会前一个月就准备好会议议程,并至少在7天前向所有理事会成员发送提醒。你要确保在电子邮件或者其他通知方式中包含任何涉及到的财务报表、报告和其他文件,以便理事会成员在开会前有足够的时间熟悉这些信息。例如,如果你的财务官员要谈论预算问题,那就在邮件中附上一份副本说明,如果理事长要谈论项目增长情况,那就附加上一个图表和增长统计列表。这些准备工作会减少会议开始后大家临时开始闷头看资料或者听你打开ppt从头说起所需的时间,从而提高会议期间的生产力——有时候细心的理事没准还能帮你做做资料的审查呢。

还有,发送的资料包一定要整理好文件夹结构和内容,要易于阅读,不要加入多余的材料,免得理事们因为头疼拒绝预习。会议议程要详细和严格,但也不要卡得那么死,要确保在会议结束时为一些临时出现的新话题留出些时间,但要限定好讨论时长,免得会议又变成务虚大会。

02
确保理事会议程是战略性的

许多公益组织认为他们理事会的会议议程就是一个要讨论事宜的大清单,结果他们的“议程”每次都长得不行,还没重点。

一个真正靠谱的理事会会议应该是战略性的。建议你尽量确保在每次理事会会议上都能回顾一个战略目标(具体是取决于战略目标的数量和每年召开的理事会会议的数量之间的比例),或者你就直接试着围绕组织战略目标来安排理议程。

当然有时候有些理事会成员就是更习惯于常规的“一二三”形式,作为组织负责人的你可能也不太好要求太多。在这种情况下,你可以请一名理事会成员负责当托儿,提醒其他人在会议期间要更具战略性,比如问一些“这种情况将如何帮助我们更好地实现XXX这一战略目标?”之类的问题。



03
确保理事会议程以组织使命为中心

模糊的组织使命对公益组织的发展是很大的负面影响因素,为了防止理事们忘了组织目标是什么(别不当回事,有些人可能同时是多家组织的理事,弄混了不是不可能的),你一定要让理事会议程时刻以使命为中心,必要的时候就把组织使命宣言写在议程最上面,不断提醒每个人,或者抽出一点时间来播放一些受益人、志愿者的故事什么的,这有助于在暖场的同时,加深理事会与组织使命间的联系。

04
确保会议限制在合理的时间里

我们得承认很多做理事的人的日程安排都很紧凑,这意味着他们总有迟到或者不出席的理由,结果就会导致会议不断被推迟,而你的理事会成员也露面得越来越晚。

如果可能的话,你最好将会议时间限制在两小时或更少的时间内,因为两个小时后(尤其是如果你在晚上开会)人们的注意力可能就开始转移了。如果你必须开两个小时以上的会,那就至少中间休息一下,大家一块喝点咖啡什么的醒醒神。

同样,没什么特殊原因的情况下你也该确保会议能按时结束,不要动不动就拖堂,要控制一下那些喜欢长篇大论但跑题了的发言,你永远不知道谁正在因为耽误了时间而积攒怒气,要通过行动表明你重视每个人的时间。

05
让会议讨论决策而不是细节

理事会成员是组织最宝贵的资源之一,得省着用。在理事会会议期间,理事们至少应该有80%的讨论集中在决策和战略上,而不是更新细节和员工汇报(除非你真的很需要)。细节信息超载的会议经常还没真正开展决策讨论就到了结束时间,这时候你要不然延长时间让所有人熬上一天,要不然就只能放弃这次请理事们决定如何帮助组织进一步增强影响力的机会。

你要学会将大量信息最小化,寻找“详细讨论”和“快速通过”之间的平衡,例如可以设置一个理事会的“认可事项”,纳入一些无争议项目或例行项目,这样就可以在理事会议上减少一些过于繁琐的流程。(认可事项是一种议程管理工具,我们以后会有专文介绍。)



06
反馈会议记录

建议在你每次理事会后24小时内将会议记录分发给所有与会者,这既可以确保组织接下来的行动步骤在每个人脑海中都是明确的,也可以表明你对理事们的关心。

这里还有一些对会议记录者的建议:a)根据会议议程来进行记录,这样可以做出对应,也可以看出哪个议程讨论得不够全面;b)不要记录太多细节,会议记录应该反映决策的结果,而不是讨论中谁说了什么精妙的笑话;c)避免主观用词,记录使用的形容词或副词越少越好;d)对于电话会议,可以要求会议主持提醒每个人在讨论前先表明身份;e)能录音的话最好录音,作为文字版记录的原始资料留存归档;f)利用此次会议记录做背景,准备下一次理事会议程。

07
找一个靠谱的会议主持人

保证一个理事会议有效进行的关键因素,除了议程本身以外就是主持人了(也可以叫会议主席),会议主持人可以定期轮换,以便充分发挥理事们的才能。

一个好的会议主持人应该具备这些特征:a)对组织的管理原则有基本理解,最好还能对组织业务和运作有相关经验和知识;b)必须具备社交技能和组织技能,以便高效率和有效地举行会议;c)性格开明,能听取所有论点,允许意见互动,但同时也要有坚定立场,以便随时把控议程节奏,确保一切顺利和按时进行;d)能够温和引导讨论,并认可那些提出好建议的人,同时注意不让个别理事过度主导每次会议,给内向的成员更多发言机会。

08
其他



这里还有一些其他小tips,仅供参考:

  • 如果你们开会喜欢用缩略语(比如OKR或者更新潮的概念),建议把这些词的解释也提供给所有理事。
  • 如果你的理事会成员很多,最好在每次会议上分发名称标签,免得有些理事因为事务太多、开会间隔太长而忘了彼此的名字,那会搞得很尴尬。

  • 准备点茶歇是必要的,但是准备理事会晚宴要慎重,不是所有人都愿意参加一个纯粹的社交活动,除非有一些附加工作要做。

  • 偶尔对理事会会议的效果进行一下后期检测,在每次会议后提供评估表,获取关于会议是否成功实现目标的反馈。

  • 专门对所有参会理事表示感谢,给他们发电子邮件,开完会马上就发,最好带齐会议记录,让他们一到家或者在下一个工作日打开电脑的第一件事就是看到你的邮件。

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